Miten valita tapahtumakuvaaja?
Tapahtuman järjestämiseen liittyy paljon liikkuvia osia: tila, aikataulu, esiintyjät, vieraat, ohjelma, tekniikka ja viestintä. Kuvauksella on tässä kokonaisuudessa tärkeä rooli, koska tapahtuma on usein ohi muutamassa tunnissa, mutta kuvat jäävät elämään pitkäksi aikaa.
Hyvät tapahtumakuvat eivät ole vain muistoja. Niitä voidaan käyttää yrityksen markkinoinnissa, sosiaalisessa mediassa, verkkosivuilla, tiedotteissa, sisäisessä viestinnässä ja tulevien tapahtumien mainonnassa.
Miksi tapahtumakuvaajan valintaan kannattaa käyttää aikaa?
Tapahtumakuvaus eroaa monesta muusta kuvaustilanteesta siinä, että hetkiä ei yleensä voi ottaa uusiksi. Puhuja astuu lavalle kerran, yleisö reagoi aidosti vain siinä hetkessä ja illan tunnelma rakentuu tilanteiden kautta.
Hyvä tapahtumakuvaaja osaa olla oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Hän huomaa yksityiskohdat, tunnelman, ihmisten väliset kohtaamiset ja tapahtuman tärkeimmät hetket ilman, että kuvaus häiritsee tapahtuman kulkua.
Tapahtumakuvaajan tehtävä ei ole pelkästään ottaa teknisesti onnistuneita kuvia. Hänen pitää myös ymmärtää, mitä tapahtumalla halutaan viestiä.
Onko kyseessä yrityksen asiakastilaisuus, seminaari, lanseeraus, gaala, konsertti, henkilöstöpäivä tai verkostoitumistapahtuma? Jokaisessa tilanteessa kuvien käyttötarkoitus ja tunnelma voivat olla erilaisia.
Kun tapahtumakuvaus suunnitellaan hyvin, lopputuloksena syntyy kuvia, joita voi käyttää pitkään tapahtuman jälkeen. Ne tukevat markkinointia, vahvistavat brändiä ja kertovat tapahtuman tunnelmasta myös niille, jotka eivät olleet paikalla.
Millaista tapahtumaa olet järjestämässä?
Ennen kuvaajan valintaa kannattaa miettiä, millaisesta tapahtumasta on kyse ja mihin kuvia tarvitaan.
Yritystapahtumassa painottuvat usein puhujat, osallistujat, brändi, tilan yleisilme ja verkostoitumistilanteet. Konsertissa tai artistitapahtumassa taas korostuvat energia, lavavalo, esiintyjän ilmeet, yleisön reaktiot ja visuaalinen tunnelma.
Esimerkiksi seminaarissa tarvitaan usein selkeitä kuvia puhujista, yleisöstä, paneelikeskusteluista ja tapahtuman yleisilmeestä. Rennommassa iltatapahtumassa tärkeämmäksi voi nousta tunnelma, yksityiskohdat ja ihmisten väliset kohtaamiset.
Kun tiedät, mitä haluat kuvilla saavuttaa, kuvaajan valinta helpottuu huomattavasti.
Hyviä kysymyksiä ennen yhteydenottoa ovat:
Mihin kuvia käytetään tapahtuman jälkeen?
Tarvitaanko kuvia sosiaaliseen mediaan nopeasti?
Onko tapahtumassa puhujia, esiintyjiä tai tärkeitä vieraita?
Tarvitaanko kuvia markkinointiin myös tulevaisuudessa?
Onko tapahtuman tunnelma virallinen, rento, näyttävä vai intiimi?
Mitä selkeämpi tavoite kuvaukselle on, sitä paremmin kuvaaja pystyy suunnittelemaan työnsä. Kuvaajan on helpompi keskittyä oikeisiin asioihin, kun hän tietää, halutaanko kuvilla korostaa esimerkiksi tunnelmaa, ammattimaisuutta, yhteisöllisyyttä, energiaa tai brändin näkyvyyttä.
Katso kuvaajan tyyliä, ei pelkästään yksittäisiä kuvia
Kun vertailet tapahtumakuvaajia, älä katso vain yhtä onnistunutta kuvaa. Tutki kokonaisuuksia.
Hyvä tapahtumakuvaajan portfolio näyttää, miten hän kertoo tapahtuman tarinan alusta loppuun. Mukana pitäisi olla yleiskuvia, lähikuvia, ihmisiä, yksityiskohtia, tunnelmaa ja tilanteita. Yksittäinen näyttävä kuva voi olla vaikuttava, mutta tapahtumakuvauksessa tärkeää on kokonaisuuden hallinta.
Kiinnitä huomiota esimerkiksi näihin asioihin:
Ovatko kuvat luonnollisia vai liian poseerattuja?
Välittyykö tapahtuman tunnelma?
Ovatko ihmiset kuvissa edukseen?
Onko kuvissa vaihtelua?
Näyttävätkö kuvat teknisesti laadukkailta myös haastavassa valaistuksessa?
Sopisiko tyyli sinun tapahtumaasi?
Tapahtumakuvaajan tyyli saa näkyä, mutta sen pitää palvella tapahtumaa. Hyvä kuvaaja ei kuvaa jokaista tilaisuutta samalla tavalla, vaan mukauttaa tekemisensä tilanteen, asiakkaan ja käyttötarkoituksen mukaan.
Jos tapahtumasi on virallinen yritystilaisuus, kuvien pitää usein näyttää selkeiltä, huolitelluilta ja ammattimaisilta. Jos kyseessä on konsertti, lanseeraus tai rennompi iltatapahtuma, kuvissa voi olla enemmän liikettä, kontrastia, tunnelmaa ja visuaalista energiaa.
Siksi portfoliota katsoessa kannattaa miettiä: voisivatko nämä kuvat olla minun tapahtumastani?
Kokemus näkyy tilanteiden ennakoinnissa
Tapahtumissa tilanteet muuttuvat nopeasti. Aikataulu voi venyä, valaistus voi olla haastava, puhujat liikkuvat eri tavalla kuin oli suunniteltu tai tärkeä hetki tapahtuu yllättäen lavan ulkopuolella.
Kokenut tapahtumakuvaaja osaa ennakoida. Hän seuraa ohjelmaa, lukee tilannetta ja liikkuu huomaamattomasti. Hän tietää, milloin kannattaa olla lähellä lavaa, milloin kuvata yleisöä ja milloin keskittyä yksityiskohtiin.
Valokuvaajan näkökulmasta hyvä tapahtumakuvaus on jatkuvaa havainnointia. Kamera on vain yksi osa työtä. Vähintään yhtä tärkeää on ymmärtää, mitä ympärillä tapahtuu ja mikä hetki on tapahtuman kannalta merkityksellinen.
Erityisesti yritystapahtumissa kuvaajan pitää osata toimia ammattimaisesti erilaisten ihmisten kanssa. Kaikki eivät ole tottuneet olemaan kameran edessä, joten tilanteiden pitää tuntua luontevilta.
Hyvä tapahtumakuvaaja ei ohjaa tapahtumaa liikaa, vaan sulautuu osaksi ympäristöä. Hän osaa olla näkyvillä silloin, kun se on tarpeen, ja huomaamaton silloin, kun tilanne vaatii rauhaa.
Hyvä tapahtumakuvaaja ymmärtää tapahtuman tavoitteen
Tapahtumalla on yleensä jokin tarkoitus. Se voi olla myynnin tukeminen, brändin vahvistaminen, yhteisön rakentaminen, henkilöstön sitouttaminen, artistin näkyvyyden kasvattaminen tai uuden tuotteen lanseeraus.
Kun kuvaaja ymmärtää tämän tavoitteen, kuvista tulee käyttökelpoisempia.
Esimerkiksi yrityksen asiakastilaisuudessa ei välttämättä riitä, että kuvissa näkyy ihmisiä tilassa. Kuvien pitäisi kertoa, että tapahtuma oli onnistunut, tunnelma oli hyvä ja yritys näyttäytyy luotettavana sekä ammattimaisena.
Yritystapahtumissa kuvien rooli liittyy usein myös laajempaan yrityskuvaukseen ja brändin näkyvyyteen. Silloin kuvaajan kannattaa huomioida ihmisten lisäksi myös tila, värit, visuaaliset elementit, esitykset, verkostoituminen ja yksityiskohdat.
Konsertti- ja artistikuvauksessa taas tärkeää voi olla esiintyjän energia, lavapersoona ja visuaalinen maailma. Henkilökuvauksessa painopiste voi olla helposti lähestyttävässä, ammattimaisessa ja persoonallisessa vaikutelmassa.
Hyvä kuvaaja kysyy ennen tapahtumaa, mihin kuvia käytetään. Se ei ole pieni yksityiskohta, vaan koko kuvauksen suunnittelun perusta.
Kun käyttötarkoitus on selkeä, kuvaaja osaa kuvata monipuolisemmin. Hän voi huomioida esimerkiksi vaakakuvat verkkosivuille, pystykuvat sosiaaliseen mediaan, laajemmat yleiskuvat tiedotteisiin ja yksityiskohtaiset tunnelmakuvat tulevaa markkinointia varten.
Aikataulu, kuvauslista ja käytännön asiat kuntoon
Vaikka tapahtumakuvaus perustuu paljon tilanteiden havainnointiin, hyvä suunnittelu auttaa onnistumaan.
Ennen tapahtumaa kannattaa käydä kuvaajan kanssa läpi ainakin:
tapahtuman aikataulu
tärkeimmät ohjelmanumerot
mahdolliset VIP-vieraat tai puhujat
kuvien pääasiallinen käyttötarkoitus
toivottu kuvien määrä
mahdollinen tarve nopealle toimitukselle
tilan valaistus ja kuvausolosuhteet
saako kaikista osallistujista ottaa kuvia
tarvitaanko ryhmäkuvia tai erillisiä henkilökuvia
Kuvauslista voi olla hyödyllinen, mutta sen ei kannata olla liian jäykkä. Tapahtumakuvauksessa parhaat kuvat syntyvät usein hetkistä, joita ei voi täysin suunnitella etukäteen.
Hyvä käytäntö on määritellä tärkeimmät kuvat, mutta jättää kuvaajalle tilaa reagoida tilanteisiin.
Jos tapahtumassa on esimerkiksi palkintojenjako, puheenvuoro, esiintyjä, paneelikeskustelu tai yhteiskuva, näistä kannattaa kertoa kuvaajalle etukäteen. Näin kuvaaja osaa olla oikeassa paikassa ennen kuin hetki tapahtuu.
Myös tapahtumapaikan olosuhteet vaikuttavat kuvaukseen. Hämärä tila, värivalot, suuri yleisömäärä tai rajallinen liikkumatila eivät ole ongelmia, kun ne ovat tiedossa etukäteen. Ammattikuvaaja osaa varautua erilaisiin tilanteisiin oikealla kalustolla ja suunnittelulla.
Kysy kuvien toimituksesta ja käyttöoikeuksista
Yksi tärkeä osa tapahtumakuvaajan valintaa on selvittää, mitä tapahtuu kuvauksen jälkeen.
Kysy ainakin:
Milloin kuvat toimitetaan?
Kuinka monta kuvaa yleensä toimitetaan?
Toimitetaanko kuvat sähköisen gallerian kautta?
Saako kuvia käyttää verkkosivuilla ja somessa?
Sisältyykö kuvien käsittely hintaan?
Onko mahdollista saada muutamia kuvia nopeasti tapahtuman aikana tai heti sen jälkeen?
Yrityksille ja artisteille kuvien käyttöoikeudet ovat erityisen tärkeitä. On hyvä varmistaa, että kuvia saa käyttää niissä kanavissa, joissa niitä oikeasti tarvitaan: verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, uutiskirjeissä, mainonnassa tai tiedotteissa.
Selkeä sopimus ehkäisee epäselvyyksiä ja tekee yhteistyöstä sujuvampaa.
Kuvien toimituksessa kannattaa huomioida myös aikataulu. Jos tapahtumasta halutaan julkaista kuvia heti seuraavana päivänä tai jo tapahtuman aikana, tästä kannattaa sopia etukäteen. Nopea toimitus voi vaikuttaa kuvaajan työmäärään, editointiin ja hinnoitteluun.
Usein paras lopputulos syntyy, kun tärkeimmät tarpeet käydään läpi ennen tapahtumaa. Näin kuvaaja tietää, tarvitaanko esimerkiksi nopea pieni kuvavalikoima sosiaaliseen mediaan ja laajempi viimeistelty galleria myöhemmin.
Hinta ei ole ainoa valintakriteeri
Tapahtumakuvaajan hinta voi vaihdella paljon riippuen tapahtuman kestosta, kuvien määrästä, toimitusnopeudesta, käyttöoikeuksista, kuvaajan kokemuksesta ja jälkikäsittelyn laajuudesta.
Halvin vaihtoehto ei välttämättä ole paras, jos kuvia tarvitaan tärkeään markkinointiin tai tapahtuma on yrityksen näkyvyyden kannalta merkittävä. Toisaalta kallein vaihtoehto ei automaattisesti tarkoita parasta lopputulosta juuri sinun tarpeeseesi.
Hinnan sijaan kannattaa miettiä kokonaisuutta:
Ymmärtääkö kuvaaja tapahtuman tavoitteen?
Onko hänen tyylinsä sopiva?
Onko viestintä selkeää?
Onko hänellä kokemusta vastaavista tilanteista?
Saatko kuvat sellaisessa muodossa ja aikataulussa kuin tarvitset?
Tuntuuko yhteistyö luontevalta?
Hyvä tapahtumakuvaus on investointi materiaaliin, jota voidaan käyttää pitkään tapahtuman jälkeen. Laadukkaat kuvat voivat palvella verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, rekrytoinnissa, myynnissä, sisäisessä viestinnässä ja tulevien tapahtumien markkinoinnissa.
Kun arvioit hintaa, kannattaa miettiä myös kuvien käyttöikää. Yhden illan aikana syntynyt kuvamateriaali voi olla hyödyllistä vielä kuukausien tai jopa vuosien päästä, jos se on kuvattu huolellisesti ja tapahtuman tavoite mielessä.
Millainen on hyvä tapahtumakuvaaja?
Hyvä tapahtumakuvaaja on teknisesti taitava, mutta myös sosiaalisesti tilannetajuinen. Hänen pitää osata kuvata erilaisissa valaistusolosuhteissa, liikkua huomaamattomasti ja saada ihmiset näyttämään luontevilta.
Tapahtumakuvaajan työssä korostuvat erityisesti:
varmuus haastavissa tilanteissa
hyvä ennakointikyky
kyky kertoa tapahtuman tarina kuvilla
ammattimainen viestintä
joustavuus muuttuvissa aikatauluissa
ymmärrys kuvien käyttötarkoituksesta
luonteva tapa kohdata ihmisiä
Kuvaajan ei tarvitse olla tapahtuman keskipiste. Usein paras tapahtumakuvaaja on sellainen, joka huomataan vasta kuvista.
Hyvä kuvaaja osaa tallentaa tapahtuman niin, että kuvista välittyy oikea tunnelma. Hän huomaa pienet yksityiskohdat, tärkeät ihmiset, aidot reaktiot ja tilanteet, jotka tekevät tapahtumasta merkityksellisen.
Tapahtumakuvauksessa onnistuminen ei ole vain sitä, että paikalla on kamera. Onnistuminen syntyy kokemuksesta, valmistautumisesta, tilannetajusta ja kyvystä ymmärtää, mitä asiakas kuvilla oikeasti tarvitsee.
Yhteenveto: näin valitset sopivan tapahtumakuvaajan
Tapahtumakuvaajaa valitessa tärkeintä on löytää henkilö, jonka tyyli, kokemus ja työskentelytapa sopivat tapahtumasi tavoitteeseen.
Katso portfoliota kokonaisuutena, älä vain yksittäisiä kuvia. Mieti, mihin kuvia käytetään, ja kerro se kuvaajalle jo yhteydenoton yhteydessä. Käy läpi aikataulu, tärkeät hetket, kuvien toimitus ja käyttöoikeudet hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
Hyvä tapahtumakuvaaja ei vain dokumentoi sitä, mitä tapahtui. Hän auttaa tekemään tapahtuman tunnelmasta, ihmisistä ja merkityksellisistä hetkistä näkyviä myös tapahtuman jälkeen.
Kun kuvaaja ymmärtää tapahtuman tarkoituksen, lopputuloksena syntyy kuvia, joita voi käyttää monipuolisesti markkinoinnissa, viestinnässä ja muistojen tallentamisessa.
Hyvin valittu tapahtumakuvaaja tekee tapahtumasta näkyvän myös niille, jotka eivät olleet paikalla. Siksi valintaan kannattaa käyttää hetki aikaa.
Etsitkö tapahtumakuvaajaa yritystilaisuuteen, konserttiin, henkilöstöpäivään tai muuhun tärkeään hetkeen?
Olen Oulusta käsin toimiva valokuvaaja ja kuvaan tapahtumia, yrityksiä, henkilöitä, konsertteja sekä artisteja luonnollisella ja tilanteeseen sopivalla otteella ympäri Suomen.
Autan mielelläni suunnittelemaan kuvauksen niin, että saat tapahtumastasi kuvat, joita voit käyttää myös tapahtuman jälkeen markkinoinnissa ja viestinnässä. Kuvaus voidaan toteuttaa Oulussa tai muualla Suomessa tapahtumasi sijainnin mukaan.